Das DATEV DMS classic wird zum 31.12.2023 abge­kün­digt – die Wartungs- und Service­zu­sage der DATEV eG und dem Hersteller Sape­rion endet und damit stehen viele Nutzer vor einer wich­tigen Entschei­dung: Was bedeutet dies für bestehende Systeme und welche Schritte müssen nun einge­leitet werden? Wir infor­mieren Sie über alle wich­tigen Infor­ma­tionen und was ab jetzt zu tun ist:

Fest steht: Zum 31.12.2023 benö­tigen Sie ein neues Doku­men­ten­ma­nage­ment­sytem mit einer Anbin­dung an Ihre DATEV ERV.

Die Frage: Wie genau wird das nun umgesetzt?
Was bedeutet die Abkün­di­gung konkret?
  • Die Soft­ware und alle dazu­ge­hö­rigen Kompo­nenten (wie z.B. der Export­as­sis­tent) müssen laut DATEV AGB deinstal­liert sein, da das Nutzungs­recht erlischt
  • Zugriff auf die dort liegenden Dateien erlischt – ein Export in ein neues DMS-System aller Daten muss statt­ge­funden haben
  • Einrich­tung des neuen DMS und Anbin­dung an DATEV müssen vorliegen, um einen gere­gelten Arbeits­ab­lauf weiter gewähr­leisten zu können
Eine neue Lösung muss her!

Eine Lösung, die die bestehenden Funk­tionen des DATEV DMS classic über­nimmt und im besten Falle mehr Funk­tio­na­lität und Erleich­te­rung im Arbeits­alltag bereit­hält, muss nun gefunden werden. Die ecm:one möchte Sie bei diesem Prozess unter­stützen und hat daher eine Roadmap erstellt, die für die Umstel­lung als Guide­line dienen kann. 

 

Recherche: Was für Funk­tionen brauche ich ich?

Zuerst sollte man sich die Frage beant­worten, welche Funk­tionen das neue DMS und die Rech­nungs­an­bin­dung an DATEV erfüllen sollte. Dabei ist weniger die Frage, wie wird es erreicht, sondern was soll erreicht werden – welche Aufgaben sollen auto­ma­ti­siert werden, kommt ein modernes Cloud-basiertes System in Frage, wann findet die Über­gabe an DATEV statt?

Auswahl eines neuen IT-Partners

Mit der Einfüh­rung eines neuen DMS wird nicht nur die Soft­ware neu gestaltet: Ein neuer IT-Dienst­leister ist ab sofort an Ihrer Seite. Auch hier empfiehlt sich eine Recherche, bspw. anhand von Refe­renzen, Empfeh­lungen von anderen Unter­nehmen oder anhand von Part­ner­netz­werken. Auch auf das Know-How in Berei­chen wie Digi­ta­li­sie­rung, moderne Tech­no­lo­gien und Sicher­heits­stan­dards sollte geachtet werden! Eine enge Zusam­men­ar­beit über viele Jahre steht bevor – ein vertrau­ens­volles Verhältnis sollte mit auf der Prio­ri­täten Liste stehen!

Auswahl einer neuen Lösung

Die Auswahl der neuen Lösung ist der wohl wich­tigste Schritt. Die neue Lösung sollte für lange Zeit bestehen bleiben, dabei stets aktuell und modern bleiben und alle Anfor­de­rungen erfüllen. Krite­rien einer neuen DMS Lösung sind aus unserer Sicht z.B. die mögliche Abbil­dung aller geschäfts­re­le­vanten Vorgänge, die intui­tive Schnitt­stelle an DATEV, eine mobile Nutzung, mögliche Skalie­rung und eine unkom­pli­zierte Einfüh­rung im Unter­nehmen. Weitere Krite­rien, wie z.B. die indi­vi­du­elle Anpas­sung durch den IT- Dienst­leister, Anbin­dungen an bereits genutzte Programme sollten je nach Bedarf eben­falls mit betrachtet werden.

Umstel­lungs­pro­zess

Sobald sowohl der neue IT-Dienst­leister, als auch die neue DMS-Lösung gefunden wurde, beginnt der Umstel­lungs­pro­zess. Die Daten müssen mithilfe des DATEV Export-Tools expor­tiert und dann in das bestehende System migriert werden. Hier muss zu diesem Zeit­punkt die Einrich­tung schon soweit fort­ge­schritten sein, dass die Doku­mente in passende Akten- und Kate­gorie Struk­turen einge­fügt werden können. Auch Berech­ti­gungen, User und Zugriffe sollten defi­niert und einge­richtet werden.

Go-Live

Nach der Einrich­tung erfolgt das GO-Live des Projekts. Mitar­beiter werden geschult, das Programm wird aktiv geschaltet und es sollte alles Grund­le­gende einge­richtet sein. In bspw. wöchentli­chen Meetings kann das System fein­ge­schliffen werden und das produk­tive Arbeiten wird gestartet.

Dieser Prozess nimmt in der Regel einige Monate in Anspruch – und das Kündi­gungs­datum mit dem 31.12.2023 steht bereits fest! Planen Sie also entspre­chend genug Zeit ein und starten Sie alsbald mit den nötigen Vorbe­rei­tungen. Gerne stehen wir Ihnen in allen Schritten tatkräftig beiseite.

Unsere Allorund-Lösung: ecm:one Invoices for DATEV & d.velop documents

Gerne möchten wir Ihnen an dieser Stelle unsere Lösung für den perfekten Umstieg zeigen: Ein erst­klas­siges Doku­men­ten­ma­nage­ment­system der d.velop AG, veredelt mit unserer erfolg­reichsten App: ecm:one Invoices for DATEV – hiermit gelingt die Rech­nungs­er­ken­nung, mit anschlie­ßendem Prüfungs­work­flow und der Über­gabe an DATEV spie­lend. Das DMS System unseres Part­ners d.velop bietet dabei eine sichere und moderne Cloud-Basis für ihre Dokumente.

ecm:one
Invoices for DATEV

ecm:one Apps Invoices for Microsoft Dynamics 365 Business Central

Digi­tales DMS d.velop documents

Wir hoffen Sie mit diesem Artikel umfang­reich über die Abkün­di­gung des DATEV DMS classic und dessen Folgen infor­mieren zu können. Gerne geben wir Ihnen in einem persön­li­chen Gespräch weitere Einblicke in das Thema, unser Angebot und beant­worten Ihre Fragen – rufen Sie dazu einfach bei uns unter +49251–20247030 an, schreiben Sie uns eine E‑Mail oder füllen Sie unser Kontakt­for­mular aus. Wir freuen uns auf Sie!

Ihre ecm:one