SEPA-XML Funk­tion: Die schnelle und effi­zi­ente Lösung für Zahlungen?

Die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­er­ken­nung und -verar­bei­tung ist in den letzten Jahren zu einem wich­tigen Instru­ment für Unter­nehmen geworden, um ihre Arbeits­pro­zesse zu verein­fa­chen und zu opti­mieren. Die manu­elle Verar­bei­tung der Rech­nungen kann zeit­auf­wendig und fehler­an­fällig sein, was zu einer Verzö­ge­rung im Prozess führen kann. Dank einer auto­ma­ti­schen Rech­nungs­er­ken­nung können all diese Probleme gelöst werden, indem sie die wich­tigsten Infor­ma­tionen wie unter anderem IBAN, Skonto, Zahlungs­be­trag und Fällig­keits­datum sofort ausliest und auto­ma­tisch ausfüllt.

► Und an dieser Stelle greift unsere auto­ma­ti­sche SEPA-XML Funk­tion.

In diesem Blog­bei­trag werde ich euch die wich­tigsten Features der SEPA-XML Funk­tion erklären und wie ihr diese mit ecm:one Invoices umsetzten könnt, um in eurem Unter­nehmen Zeit und Geld zu sparen.

Was steckt hinter der SEPA-XML Funktion?

Die auto­ma­ti­sche Erstel­lung von SEPA-XML Dateien ist heut­zu­tage ein wich­tiger Bestand­teil des Zahlungs­ver­kehrs und nicht mehr wegzu­denken für Unter­nehmen. Durch die auto­ma­ti­sche Erstel­lung von SEPA-XML Dateien können Zahlungen schnell und effi­zient erstellt werden, die dann sofort an die passende Bank­soft­ware inner­halb der EU impor­tiert werden und bezahlt werden können. Dadurch können Zeit und Ressourcen gespart werden und Zahlungen noch schneller und effi­zi­enter getä­tigt werden.

So unter­stüzt ecm:one Invoices mit SEPA-XML

ecm:one Invoices for your ERP bietet ein umfas­sendes Paket an Funk­tionen, euer Unter­nehmen bei der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung zu unter­stützen. Eine der wich­tigsten Funk­tionen ist die auto­ma­ti­sche Erstel­lung von SEPA-XML Dateien für Über­wei­sungen. Das bedeutet, dass ihr keine manu­ellen Über­wei­sungen mehr durch­führen müsst, sondern einfach die Rech­nung mit ecm:one Inovices for your ERP verar­beitet und aus den ausge­le­senen Infor­ma­tionen die SEPA-XML Datei erstellt. Diese wird dann anschlie­ßend an die passende Soft­ware eurer Bank über­stellt und bezahlt. Die Vorteile der auto­ma­ti­schen SEPA-XML-Funk­tion von ecm:one Invoices sind vielfältig.

 

  • Zeit­spa­rend: Zunächst einmal spart die auto­ma­ti­sche SEPA-XML-Funk­tion euch Zeit. Euer Unter­nehmen kann alle seine Zahlungen auto­ma­tisch erstellen und diese als Einzel­über­wei­sungen an eure Bank­soft­ware schi­cken z.B profi­Cash oder Sfirm. Dies spart euch Zeit und Aufwand bei der manu­ellen Eingabe von Zahlungsdaten.
  • Kosten­re­du­zie­rung: Die auto­ma­ti­sche SEPA-XML-Funk­tion kann auch durch die Redu­zie­rung der Fehler und die Beschleu­ni­gung des Zahlungs­pro­zesses dazu beitragen, eure Kosten zu reduzieren.
  • Fehler­mi­ni­mie­rung: Ein weiterer Vorteil für euch ist die Fehler­min­de­rung. Da die Zahlungs­daten auto­ma­tisch aus der Rech­nung ausge­lesen werden, werden Fehler mini­miert. Darüber hinaus bietet euch ecm:one Invoices eine auto­ma­ti­sche Gültig­keits­prü­fung der IBAN, um sicher­zu­stellen, dass eure Zahlungen auch korrekt verar­beitet werden.
  • Inter­na­tional: Ein weiterer Vorteil ist die Möglich­keit, Zahlungen in alle bis zu 36 Länder des SEPA Raums zu tätigen und sorgt dadurch für eine größere Flexi­bi­lität. So könnt ihr eure Über­wei­sungen welt­weit tätigen.
  • Statistik & Reportings: Wir bieten euch die Möglich­keit eure Reportings auto­ma­tisch als Tabellen und Statis­tiken zur besseren Auswer­tung darzu­stellen zu lassen.

Purchase-to-Pay: Von der Rech­nungs­er­ken­nung zur SEPA-XML Datei

In der folgenden Darstel­lung haben wir euch den Prozess von der Rech­nungs­er­ken­nung über den Beschaf­fungs­work­flow bis hin zur Über­gabe der SEPA Datei an die passende Bank­soft­ware abgebildet.

 

1. Rech­nungs­daten auslesen 
Rech­nungen werden in ecm:one Invoices hoch­ge­laden und Rech­nungs­daten durch den Xtra­ctor auto­ma­tisch ausgelesen.
2. Work­flow starten
Rech­nungen mit Zahlungs­in­for­ma­tionen werden in den Ordner für Fällig­keiten sortiert und Fristen für Fällig­keiten können zusätz­lich noch indi­vi­duell ange­passt und defi­niert werden. 
3. SEPA Datei Erstellen 
Daraufhin wird die auto­ma­ti­sche SEPA Datei erstellt und bereits gezahlte Rech­nungen können im DMS als bezahlt markiert werden.
4. Über­gabe an Banksoftware 
Die SEPA Datei wird an eure gewählte Bank­soft­ware über­geben und daraufhin bezahlt z.B an profi­Cash odoer Sfirm.

Insge­samt bietet euch unsere auto­ma­ti­sche SEPA-XML-Funk­tion von ecm:one Invoices viele Vorteile – von Zeit­er­sparnis bis zur Fehler­mi­ni­mie­rung hin zur Kosten­re­du­zie­rung. Darüber hinaus bietet ecm:one Inovices auch noch eine Reihe weiterer Funk­tionen, wie z.B die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­er­ken­nung, die Verwal­tung von Kunden­daten und die Berechtigungsvergabe.

Also lasst uns gemeinsam euren Rech­nungs­pro­zess opti­mieren und eure Buch­hal­tung noch effi­zi­enter machen!

Eure ecm:one