Verträge geschickt managen
Aufwendiges Suchen und Finden nach den richtigen Verträgen? Verschwunden in Bergen von Akten und Ordnern? Wir lassen das der Vergangenheit angehören mit dem digitalen Vertragsmanagement der ecm:one. Durch One Klick den passenden vertrag direkt vor sich zu haben, umgehend zu bearbeiten und die Ergebnisse gleich mit den passenden Mitarbeiten und Abteilungen teilen können? Klingt nach einem Traum? Nicht mehr länger mit dem digitalen Vertragsmanagement der ecm:one.
Gemeinsam mit Ihnen erproben wir die für Sie perfekten Lösung zum ecm:one Vertragsmanagement und stehen während des gesamten Umstellungsprozesses an Ihrer Seite.
Ab jetzt von überall und jederzeit parallel auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen können? Kein Problem. In das digitale Dokumentenmanagement starten – sicher und unkompliziert mit der ecm:one.
Ihr digitales Vertragsmanagement ist nur einen Klick entfernt
Sprechen Sie uns gerne direkt per Kontaktformular, E‑Mail oder ganz unkompliziert per Telefon unter +49 251 2024703–0 an. Wir zeigen Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch was möglich ist und wie unkompliziert ein Dokumentenmanagementsystem mit dem Schwerpunkt Vertrag einzurichten ist.
Sie möchten sich gerne vorab in einem Webinar informieren? Kein Problem, schauen Sie direkt rein!
Vertragserkennung
Durch intelligente KI Erkennung werden alle relevanten Informationen aus Ihrem Vertrag ausgelesen und in der angelegten Vertragsakte gespeichert. Dazu gehören z.B. Vertragspartner, Fristen und Kündigungszeiten. Anschließend kann der Fristenworkflow einsetzten, welcher Ihnen Ihre Fristen automatisch berechnet und Ihnen die rechtzeitigen Erinnerungen erstellt, welche sich natürlich auch noch individuell anpassen lassen. Durch die Berechtigungsvergabe lassen sich die Zugriffe der Mitarbeiter, Abteilungen und internen und externen Vertragspartnern definieren.
Durch das Vergeben von Schlagwörtern können Sie den passenden Vertrag in sekundenschnelle suchen und finden.
Fristen
Nie mehr eine Frist verpassen dank der automatischen Fristenberechnung und Erinnerungsfunktion. All Ihre anstehenden Fristen in einem rundum Überblick schafft Ihnen vollständige Transparenz. Durch die automatische Berechnung anhand der Erinnerungsfunktion werden Sie an die, in ihrem Vertrag festgelegten, Fristen rechtzeitig erinnert und haben die zusätzliche Möglichkeit des Überspringens oder Anpassens individueller Fristen. Durch die integrierte Kommentarspalte können Sie weitere berechtigte Abteilungen und Mitarbeiter über Ihre Arbeitsschritte in Kenntnis setzten. Dadurch haben Sie genug Zeit Ihren Vertag zu prüfen und zu entscheiden, wie Sie weiter verfahren möchten.
Features, die begeistern
Upload von Verträgen
Der Upload eingehender Verträge kann unkompliziert per Drag’n’Drop erfolgen. Der Vertrag wird sofort ausgelesen und als sogenannter Stapel im System aufgebaut, sodass er sofort bearbeitet werden kann. Ein separates Hochladen und Bearbeiten kann somit erreicht werden und unterstützt bei flüssiger, gemeinsamer Zusammenarbeit.
Intelligente Vertragserkennung
Der intelligente ecm:one Xtractor erkennt alle relevanten Informationen, wie Daten, Fristen, Beträge oder Vertragspartner auf einem Vertrag von selbst. Eine manuelle Bearbeitung dieser oder das Hinzufügen weiterer Informationen ist einfach per Klick auf dem Vertrag möglich. Nach der Bearbeitung wird der Vertrag an das DMS gesendet und wird sicher aufbewahrt.
Einfacher Fristenworkflow
Der Fristenworkflow erinnert zum passenden Zeitpunkt die betroffenen Fachabteilungen oder Personen, ob, wann und welche Frist in der näheren Zeit eintritt. So bleibt genug Zeit sich mit dem weiteren Vorgehen zu beschäftigen und eine entsprechende Handlung, wie im Beispiel die Verlängerung, durchzuführen. Als Kontrolle wird der Vertrag danach der definierten Rechtsabteilung zugeteilt.
Fristenberechnung einfach anpassen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Vorgaben, wann, wie oft und wie auf eine kommende Frist erinnert und aufmerksam gemacht werden soll. In der Konfiguration sind diese Einstellung einfach zu tätigen – genau so, wie Sie es für einen perfekten Workflow benötigen
Sicherheit und Datenschutz
Per Berechtigungsvergabe durch einen Administrator werden Berechtigungen für die Disziplinen Anschauen, Bearbeiten und Löschen genau definiert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Rechtsabteilung” oder bestimmten Fachabteilungen vergeben werden.
Sichere Basis – d.velop documents
Das digitale Personalmanagement baut auf dem Dokumentenmanagement d.velop documents auf. Die Integration fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.
