Papier ist geduldig, wir aber nicht. Es ist Zeit für das papier­lose Büro! Warum? Weil Deutsch­land immer noch an der Spitze des Papier­ver­brauchs steht, mit etwa 240 kg pro Kopf. Zwar fällt die Hälfte davon auf Verpa­ckungen zurück, aber den zweiten Platz belegen immerhin die Druck‑, Presse- und Büro­pa­piere mit ganzen 38% (Quelle).  Konzen­trieren wir uns mal auf das Büro: Etwa 40,1 Seiten Papier drucken deut­sche Führungs­kräfte im Durch­schnitt jeden Tag; im Jahr macht das ganze 43,9 kg aus – allein auf Führungs­ebene. Das ergab zumin­dest eine Studie, die No Ties im Auftrag von Viadesk regel­mäßig unter 450 Mitar­bei­tern und Führungs­kräften in deut­schen, nieder­län­di­schen und belgi­schen Betrieben durch­ge­führt hat. Das papier­lose Büro scheint weiter in Ferne zu rücken, anstatt näher zu kommen. Okay, aber was genau ist denn das Problem an dem Drucken und dem Papier?

Die Sache mit der Umwelt

Die Papier­in­dus­trie soll für rund 40 % aller gefällten Bäume verant­wort­lich sein: Bekannt­lich gilt Drucken also nicht unbe­dingt als umweltfreundlich.
Dazu kommt die CO2 Bilanz und der Energie- und Wasser­ver­brauch: Allein ein Blatt herkömm­li­ches Kopier­pa­pier verbraucht zum Beispiel bis zu stolze 10 Liter Wasser. Gerade im Büro summiert sich das schnell, wer sein Büro also so umwelt­freund­lich wie möglich gestalten möchte, sollte lieber auf das Drucken verzichten.

“Deswegen sind wir ja auf Recy­cling­pa­pier umgestiegen.”

Und das ist schon mal ein guter Schritt. Ist Drucken nötig, beweist sich recy­celtes Papier als die nahe­lie­gende Alter­na­tive. Es ist bereits eine deut­liche Aufwer­tung im Vergleich zu Normal­pa­pier. Schließ­lich soll Recy­cling­pa­pier einen viel gerin­geren Wasser­ver­brauch haben, mit ledig­lich rund 20 Litern pro Kilo­gramm. Auch in puncto Ener­gie­ver­brauch und CO2 erweist sich Recy­cling­pa­pier als deut­lich sparsamer.

Trotzdem würden wir den Wechsel zu DMS anraten.
Warum? Auch diese Art von Papier ist eine ener­gie­in­ten­sive, wert­volle Ressource. Wenn die Umwelt nach­haltig geschützt werden soll, liegt das größte Poten­zial wohl im spar­samen Verbrauch. Ziel ist die Mini­mie­rung der welt­weiten Zell­stoff­trans­porte und Abhol­zung der Wälder. Gezieltes Einsparen ist also auch weiterhin gefordert.

Und bis jetzt wurde nur das Papier betrachtet – auch Drucker­farbe ist bekannt als beson­ders umwelt­schä­di­gend und Fein­staub­be­las­tung durch Drucken ist ein viel disku­tiertes Problem. Also ist und bleibt Druck­re­du­zie­rung für Unter­nehmen attraktiv. Mehr Info dazu könnt ihr hier nachlesen.

Im Unter­nehmen bedeutet das Vermeiden und Einsparen von Drucken jedoch immer eine Gemein­schafts­an­stren­gung aller Abtei­lungen und Mitar­beiter. Für den lang­fris­tigen Erfolg sollte dies daher im Büro als klare Linie bespro­chen werden – oder man steigt nach und nach komplett auf papier­loses Arbeiten durch DMS in der Cloud um.

Das kostet – und zwar nicht nur Nerven

Doch rechnet es sich über­haupt, papierlos zu werden? Schließ­lich kostet ein Blatt Papier nur etwa um die 6 Cent. Aller­dings muss man auch Verar­bei­tung, Lage­rung und Arbeits­zeit in die Rech­nung mit einbe­ziehen – und da sieht das Ergebnis schon anders aus.

Drucken & Papier

Eine einfache Rech­nung zur Veran­schau­li­chung: Wir erin­nern uns an die ca. 40 Seiten tägli­chen Druck pro Führungs­kraft: Das wären 200 Seiten pro Arbeits­woche, 800 pro Monat und erschre­ckende 9600 Seiten pro Jahr. Allein auf eine Führungs­kraft kommen dann also schon 576 € im Jahr – ganz zu schweigen von dem Verbrauch der anderen Mitar­bei­tern. Alleine nach so einer Rech­nungen klingen 6 Cent nach gar nicht mehr so wenig.

Suche & Ablage

Um an dieser Stelle einzu­haken: bei den reinen Kosten pro gedrucktem Doku­ment bleibt es selbst­ver­ständ­lich nicht. Denn ein Mitar­beiter in der Buch­hal­tung muss die gedruckten Doku­mente ja auch verar­beiten, ablegen und regel­mäßig wieder suchen. Die Zeiten für diese Arbeit vari­ieren natür­lich von Unter­nehmen zu Unter­nehmen. Aber geht man beispiels­weise von knapp geschätzten 30min pro Tag und Kopf für die Doku­men­ten­be­ar­bei­tung aus, steigen die Kosten weiter. Allein bei nur 10€ Stun­den­lohn kommen da im Jahr noch 1200€ bei der Rech­nung obendrauf.

Kredi­to­ren­buch­hal­tung

Ein Ange­stellter der Kredi­to­ren­buch­hal­tung wendet täglich Stunden auf, um die per Mail eintref­fenden Rech­nungen auszu­dru­cken, zu kopieren und an die entspre­chenden Personen weiter­zu­leiten sowie die Belege zu bear­beiten. Dabei muss er manuell in Akten­ord­nern nach den zur Rech­nung gehö­renden Doku­menten suchen und in der Regel den Bear­bei­tungs­status der Rech­nungen von Hand mitver­folgen. Diese Schritte der manu­ellen Bear­bei­tung von Eingangs­rech­nungen sorgen für das Unter­nehmen für nicht uner­heb­liche Kosten.

Lage­rung

Noch ist die Rech­nung nicht fertig – denn Doku­mente müssen auch nach gesetz­li­chen Vorgaben gela­gert werden. Das wären je nach Inhalt 6 oder 10 Jahre Aufbe­wah­rungs­zeit. Archi­viert wird klas­si­scher­weise in Akten­schränken und Ordnern. Je nach Bedürf­nissen kostet ein Akten­schrank zwischen 150€ – 1000€. Würde durch den Doku­men­ten­zu­fluss pro Jahr auch nur ein neuer Akten­schrank gebraucht, fallen auch hier Kosten an. Ganz zu schweigen von dem Platz, der für die Lage­rung gebraucht wird – auch hier entstehen weitere Ausgaben, welche sich von dem Miet­preis ableiten lassen können.
Außerdem müssen die Papier­berge nach Lage­rungs­frist fach­män­nisch entsorgt werden. Auch das sorgt für Kosten.

Manu­elle Fehler

Fehler sind mensch­lich. Das ist okay – sorgt aber auch für weitere versteckte Kosten. Falsch abge­legte Doku­mente müssen mühselig gesucht werden, verlo­rene Doku­mente müssen zeit- und kosten­auf­wendig neu erstellt werden. All das passiert häufiger – und ist teurer – als man denkt.

Papier sparen ist also weit mehr als nur Papier sparen: ihr schont nicht nur die Umwelt, sondern gleich­zeitig auch euren Geld­beutel. Na, seid ihr über­zeugt? Da bleibt nur noch die Frage: was jetzt?

Wie gelingt es Papier zu sparen?

Ist Drucken wirk­lich notwendig gilt natür­lich: Nur das drucken, was wirk­lich gebraucht wird (Grafiken/Bilder und unnö­tige Seiten vorher entfernen) und verklei­nert und/oder beid­seitig bedru­cken lassen.

Aller­dings lohnt es sich zu fragen: Muss über­haupt gedruckt werden? 

Immerhin ist wohl der effek­tivste Weg, um Papier zu sparen gar nicht erst dazu verleitet zu werden. Gelingen kann das durch die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zessen – durch die Einfüh­rung eines DMS (Doku­men­ten­ma­nage­ment­system). Mit digi­talen DMS-Lösungen kann die Verar­bei­tung und Archi­vie­rung von Doku­menten und Rech­nungen komplett elek­tro­nisch und auto­ma­ti­siert statt­finden, Suche und Ablage können beschleu­nigt werden und Drucken ist nicht mehr nötig.
Die anfal­lenden Kosten können also deut­lich redu­ziert. Und – mindes­tens genauso wichtig – sämt­liche Arbeits­ab­läufe können beschleu­nigt und opti­miert werden. . Das sorgt für mehr Zeit und Moti­va­tion für andere, wich­ti­gere Aufgaben.

Was wir empfehlen:
  • Ihr wollt vor allem weniger Zeit für Doku­men­ten­suche aufwenden? Einfach lieber finden statt suchen – mit dem ecm:one HotKey.
  • Doku­mente abzu­legen frisst euch zu viel Zeit? Die ecm:one Drop­Zone macht die Ablage zum Kinderspiel.
  • Ihr wollt eure Eingangs- und Ausgangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung digi­ta­li­sieren und opti­mieren? Das gelingt voll­kommen auto­ma­tisch mit den Lösungen ecm:one Invoices for DATEV und ecm:one ERP docu­ments.
  • Es geht euch vor allem darum die Arbeits­ab­läufe effek­tiver zu gestalten? Dann sind die ecm:one work­flows das Rich­tige für euch.
  • Ihr wollt eurer gesamtes Perso­nal­wesen digi­ta­li­sieren und papierlos gestalten? Die ecm:one digi­tale Perso­nal­akte ist genau das, was ihr sucht.

Papier sparen war noch nie einfa­cher – einfach den Schritt wagen und von heute auf morgen auch euer Unter­nehmen zum papier­losen Büro werden lassen.