Blitzschnell in die digitale Personalakte starten
Überquellende Aktenschränke, Papierberge und Schrankmeter über Schrankmeter – Wer kann da noch den Überblick behalten? Zeit für eine Veränderung. Sagen Sie Tschüss zum Aktenchaos und verwalten Sie Ihre Personaldokumente ab sofort in digitalen Personalakten – der fundamentale Schritt in Richtung eines modernen, papierlosen und digitalisierten HR-Management. Ihr optimaler Einstieg: Die Digitale Personalakte für DATEV der ecm:one.
Nach der Altaktenübernahme können Sie als Basis einfach auf den integrierten Aktenplan zurückgreifen, der sich auch jederzeit individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Dank der einzigartigen Schnittstelle zu DATEV werden Ihre Stammdaten in sekundenschnelle zu geordneten Akten angelegt. Auch die Anbindung an weitere HR Systeme, wie z.B. SAGE ist möglich. Neue Dokumente können ganz einfach über den übersichtlichen Aktendeckel der richtigen Akte zugeordnet werden, so wird Ordnung in Ihrer Personalakten zum Kinderspiel. Auch die Übergabe Ihrer Dokumente aus dem Archiv an DATEV ist möglich.
Ab jetzt von überall und jederzeit parallel auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen können? Kein Problem. In das digitale Dokumentenmanagement starten – sicher und unkompliziert mit der ecm:one.
Digitaler Aktenplan
Ihnen fehlen Dokumentarten oder Sie möchten den Plan umstrukturieren? Kein Problem – Änderungen sind schnell eingepflegt und Sie können mit Ihrem ganz individualisierten Plan arbeiten.
Digitaler Aktendeckel – die schnelle Art Dokumente abzulegen
Mit dem digitalen Aktendeckel gelingt die Aktenpflege spielend. Er ersetzt das klassische Aktensystem mit Trennern und Registern, das Sie aus Ihren Papierakten kennen. Dazu müssen Sie die Dokumente nicht mehr manuell einsortieren, sondern digital per Drag’n’Drop auf dem Deckel fallen lassen oder aus dem Dateisystem auswählen und schon werden die Dokumente in der passenden Akte und Kategorie revisionssicher abgespeichert.
Der Zugriff auf die Akten ist durch Berechtigungen strikt geregelt. Eine hohe Datensicherheit und Konformität mit der DSGVO, GoBD und weiteren Steuergesetzen ist somit gegeben und lässt Sie mit ruhigem Gewissen arbeiten.
Für weitere Informationen schauen Sie gern in unsere Broschüre für die DropZone:
ERP Integration – DATEV und mehr
Die Anlieferung von Ihren wiederkehrenden, homogenen Personaldokumenten ist dank automatischer Übergabe aus DATEV möglich. Homogene Dokumente haben stets den gleichen Aufbau und können daher mit unserer App ecm:one ERP documents automatisiert ausgelesen werden.
Auch das Anlegen Ihrer bereits vorhanden Personalakten aus DATEV ist in Sekunden erledigt und Sie können sofort mühelos in die Arbeit starten. Das parallele Arbeiten in DATEV und ihrem Dokumentenmanagementsystem wird mit dem ecm:one HotKey weiter vereinfacht: Springen Sie per ShortCut einfach aus Ihrer HR-Software direkt in Ihre digitalen Personalakten. Wir unterstützen nicht nur DATEV: Auch andere HR oder ERP-Systeme, wie z.B. Sage lassen sich problemlos anbinden.
Für weitere Informationen schauen Sie gern in unsere Broschüre für ERP documents:
Persönliche Erfahrungen – Meinungen unserer Kunden
Raiffeisen Münster Land eG
“Uns hilft die digitale Personalakte in der Geschwindigkeit der Bearbeitung von Vorgängen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und unsere Mitarbeiter haben nur eine kurze Einweisung benötigt um sich im System gut zurechtzufinden. Alles in allem sind wir sehr gut zufrieden. Die Zusammenarbeit mit der ecm:one funktioniert sehr gut! Die Einführung hat nur wenige Tage in Anspruch genommen.”
Sandra Greiwe, Assistentin der Geschäftsführung / Personalwesen
Hüer Transport und Logistik
“Wir arbeiten seit einigen Wochen mit der Personalakte. Das Anlegen der Akten, Erstellen von Kategorien sind leicht und sehr übersichtlich möglich. Die Kategorien können selbst nach eigenen Bedarf festgelegt werden. Das Hinzufügen der Dokumente in die Personalakte ist durch verschiedene Möglichkeiten einfach und schnell zu erledigen. Die Akten können nach verschiedenen Kategorien dargestellt werden. Die Einweisung durch das Team war auch unkompliziert und bei Fragen wurde schnell geholfen. Fazit: Dieses Modul kann sehr empfohlen werden!”
Michaela Pohl, Personalwesen
Features, die begeistern
Scannen von Altakten
Der Aufbau eines Altaktenarchivs gehört beim Start in ein digitales Dokumentenmanagementsystem oft mit dazu. Der Bestand an Akten wird dabei gescannt und in dem DMS abgelegt – inklusive Volltext-Durchsuchbarkeit.
Drag’n’Drop aus Outlook
Schriftverkehr per E‑Mail mit den eigenen Mitarbeitern gehört zum Tagesgeschäft. AU’s, Urlaubsanträge oder Terminanfragen werden oft über Outlook (oder andere Mail Programme gesendet. Auf den digitalen Aktendeckel kann dabei die ganze Mail fallen gelassen werden – die E‑Mail inklusive aller Anhänge werden dabei archiviert und so der gesamte Vorgang in einem Schritt dokumentiert.
HotKey aus DATEV
Das parallele Arbeiten in Ihrem HR-Programm wie DATEV und den digitalen Akten im Dokumentenmanagementsystem ist dank schneller ShortCut Suchfunktionen möglich. Einfach im HR System die gesuchte Akte markieren, Shortcut drücken und schon wird die gesuchte Akte in d.velop documents aufgerufen.
Intelligente Arbeitsabläufe
Ob ein Bewerbungsverfahren läuft, bereits ein passender neuer Mitarbeiter gefunden wurde, eine elektronische Unterschrift benötigt wird oder eine Frist für einen auslaufenden Arbeitsvertrag eingestellt werden soll: Die Oberflächen von d.velop documents und der Personalakte vereinfachen und verkürzen den Zeitaufwand enorm!
Sicherheit und Datenschutz
Per Berechtigungsvergabe durch einen Administrator werden Berechtigungen für die Disziplinen Anschauen, Bearbeiten und Löschen genau definiert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Personal” oder “Buchhaltung” oder einzelne User vergeben werden.
Sichere Basis – d.velop documents
Das digitale Personalmanagement baut auf dem Dokumentenmanagement d.velop documents auf. Die Integration fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.
ecm:one
Digitale Personalakte für DATEV
Sicher und einfach digitale Personalakten anlegen und pflegen? Starten Sie jetzt die digitale Revolution Ihres Personalmanagements mit der ecm:one Digitale Personalakte für DATEV. Papierlos, leicht zu pflegen und jederzeit einsehbar: Jetzt direkt loslegen!
Ihr digitales Personalmanagement ist nur einen Klick entfernt
Sprechen Sie uns gerne direkt per Kontaktformular, E‑Mail oder ganz unkompliziert per Telefon unter +49 251 2024703–0 an. Wir zeigen Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch was möglich ist und wie unkompliziert ein Dokumentenmanagementsystem mit dem Schwerpunkt Personal einzurichten ist.
Sie möchten sich gerne vorab in einem Webinar informieren? Kein Problem, schauen Sie direkt rein!
